Секретарь/офис-менеджер

• Организация и поддержание функционального рабочего пространства офиса:
-заказ канцелярии,оборудования, бытовой техники
-обеспечение кухни всем необходимым
-вызов персонала для устранения неисправностей техники, ламп и т.п в офисе

• Деловая переписка

• Организация работы с посетителями(оформление пропусков, заявок на машины и т.п)

•Трэвел поддержка
(оформление приглашений на визу для иностранных коллег)

• Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов

• Организация (помощь) заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых в компании
-заказ(или помощь офис-менеджеру в этом) кейтеринга для внутренних и внешних мероприятий компании

• Составление официальных писем для сторонних организаций и гос.органов

• Прием и передача информации по приемно-переговорным устройствам(организация телефонных переговоров)

• Ведение делопроизводства, получение и распределение корреспонденции

•Работа со счетами, передача в оплату

•Ведение, пополнение и учёт склада канцелярии и продуктов(МОЛ по складам)

•Ежемесячная инветеризация склада

•Работа с курьерскими службами( КСЕ, DHL, CDEK)

•Обеспеченре выдачи гостевых пропусков для Посетителей Бизнес-Центров.

•Регистрирация информацию о Посетителях в Базе 1С.

•Прием звонков

•Работа с первыми лицами компании

•Бронирование переговорных/следить за их чистотой

•Работа с курьерами/прием и передача документов

•Взаимодействие с потенциальными арендаторами на офисных объектах в соответствии с инструкцией.

•Контролировать наличие рекламных материалов в зоне ресепшн.

•Поддержание работы зон отдыха

•Заказ канцелярии/маркетинговых материалов

•Помощь руководителю в координации работы отдела

•Помощь в разработке мануала для секретарей и др. поручения.

Проектная работа
Помощь в проведении конференции