Руководитель службы документационного обеспечения

Методическое обеспечение, внедрение и ведение системы электронного управленческого документооборота на базе 1С, работа в МосЭДО, регламентация и оформление организационно-распорядительной документации (приказы и распоряжения директора) и исходящих писем, распределение входящих документов, руководство работой канцелярии

Организована с нуля и действует централизованная система документооборота:
1. Разработаны и внедрены нормативные документы, регламентирующие все процессы документооборота с описанием технологии работы и шаблонами (бланками) документов).
2. Разработаны в Access и внедрены базы для регистрации, учета всех видов документов и устнвления связей между ними, а также контроля исполнительской дисциплины. Создана полная база внутренних нормативных документов.
3. Разработан, методически обеспечен и внедрен процесс централизованного согласования проектов внутренних нормативных и организационно-распорядительных документов, благодаря чему документы оформлены в соответствии с корпоративными стандартами и согласуются в установленные сроки без временных затрат менеджмента Банка.
4. Организован процесс документационных коммуникаций подразделений Банка посредством докладных и служебных записок (шаблоны всех разновидностей, регистрация, контроль исполнения).
5. Внедрена система максимального использования электронной почты для процессов согласования, ознакомления с документами и контроля исполнения.
6. Разработана структура Управления документационного обеспечения с расчетом необходимого и достаточного количества работников, положение об Управлении и должностные инструкции с применением балльной оценки эффективности работника по каждой должности. Внедрена ежемесячная отчетность работников с оценкой исполнения задач и исполнения нормативов по каждому виду работы.
7. Проведены обучающие презентации для руководителей подразделений по всем направлениям документооборота в свете применения разработанных регламентирующих локальных нормативных актов.
8. Создан архив Банка, проведена экспертиза ценности документов, уничтожены документы, не подлежащие хранению.
9. Организована работа Секретариата (помощники руководителей Банка).

Разработка и презентация концепции совершенствования документооборота с использованием СЭД CompanyMedia, реализация концепции посредством методического обеспечения всех направлений делопроизводства - разработки и внедрения инструкции по делопроизводству, технологических инструкций по осуществлению документооборота на всех этапах (от создания или получения документа до организации работы архива). Разработка принципов организации согласования проектов внутренних нормативных и распорядительных документов, распределения и контроля исполнения входящей .корреспонденции.

Проведена оценка возможностей и разработано методическое обеспечение расширения использования системы электронного документооборота (DIRECTUM), подготовлены рабочие инструкции для пользователей по работе с каждым из видов документации. Актуализирована нормативная база делопроизводства, разработаны и внедрены регламенты работы с входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами (разработана принципиальная схема осуществления экспертизы (согласования) проектов в системе электронного документооборота (маршрутизация), регламент разработки и применения типовых форм документов,подготовлены должностные инструкции работников по направлениям деятельности Канцелярии: регистрации и учета. методологии и экспертного анализа документов, архива. 32 человека в подчинении.

Ведение документооборота в системе DIRECTUM (в том числе консультирование сотрудников), разработка и внедрение Инструкции по делопроизводству с учетом требований системы менеджмента качества, методическое обеспечение и руководство работой Канцелярии, в том числе разработка и внедрение стандартов процессов и должностей, а также секретарей - reception и помощников руководителей Банка (всего 28 человек в подчинении). Контроль исполнительской дисциплины в Банке. Регламентация и внедрение системы разработки и исполнения организационно-распорядительной документации.

Организация и ведение электронного документооборота (разработка и внедрение инструкций по работе в системе ComhanyMedia), руководство документооборотом между офисами в Москве и филиалами, организация и ведение контроля исполнения документов в сроки, установленные законодательством РФ и резолюциями Руководства Банка, организация нотариального заверения документов Банка. Разработка и внедрение Инструкции по делопроизводству. должностных инструкций сотрудников. Канцелярии, подготовка и контроль сметы расходов Канцелярии (оплата услуг ФГУП "Почта России" и курьерских служб, подписки на периодические издания). Создан единый взаимозаменяемый коллектив канцелярии на принципах обеспечения непрерывного документооборота высокого уровня.

Разработана, регламентирована и внедрена система документооборота Банка,электронного и на бумажных носителях. Разработан и внедрен порядок подготовки, оформления, согласования и контроля исполнения документов и поручений Руководства на всех уровнях. Разработан регламент и обеспечена подготовка на высоком уровне организационно-распорядительных документов для рассмотрения коллегиальными и единоличными исполнительными органами. Разработана и внедрена инструкция по делопроизводству.Организована работа архива, разработана Номенклатура дел, должностные инструкции сотрудников, Положение о подразделении Разработаны и внедрены базы данных по нормативным документам Банка (в том числе для статистического анализа и прогнозирования объемов документооборота), по учету архивных документов, организация хранения и выделения к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Обеспечено .единообразие исходящих документов, внедрение "фирменного стиля". Регулярные занятия по обучению сотрудников, осуществлялся контроль их работы. Разработан и поддерживался бюджет расходов подразделения,

Организована работа Административного отдела, разработан бюджет расходов Компании на канцелярские товары, осуществлялся контроль его исполнения, осуществлялось руководство персоналом жизнеобеспечения офиса (офис-менеджеры), секретарями Первых лиц, курьерами, водителями и контроль за их работой. Организован и методически обеспечен документооборот Холдинга (разработаны и внедрены локальные нормативные акты, шаблоны документов, проведен ряд тренингов по делопроизводству и документационному обеспечению для сотрудников Холдинга), Протоколирование совещаний исполнительных органов Холдинга. Осуществлялась подготовка проектов Организационно-распорядительных документов, контроль исполнения поручений, а также приказов и распоряжений Первых лиц (на основе создания и ведения БД), организовывались командировки сотрудников, обеспечивалась визовая поддержка,

Разработана и внедрена система документооборота (в том числе электронного), организовано делопроизводство и созадн архив, разработаны и внедрены локальные нормативные акты, создан документооборот сети филиалов, разработана и внедрена система контроля исполнения решений Совета Директоров, осуществлялось протоколирование и подготовка совещаний, организационно-распорядительных документов, руководство работой секретарей (15 человек).

Организация и протоколирование совещаний руководства, организация и осуществление контроля исполнения поручений, руководство работой секретарей (17 человек), разработаны и внедрены локальные нормативные акты, создан архив.

Создана служба секретариата "с нуля

Создан и велся архив (разбор более 2 тонн россыпи, создание научно-справочного аппарата на основе применения компьютерных технологий), осуществлена постановка делопроизводства "с нуля".Руководство работой секретарей, протоколирование совещаний Совета Директоров.

Разработано и внедрено методическое обеспечение работы отдела, осуществлялось руководство работой сотрудников(коллектив 70 чел.), созданы и велись документные базы данных, подготовлено более 50 номенклатур дел и инструкций по делопроизводству для коммерческих и государственных структур.